rabobankfoundation.jpg

Rabobank Foundation werkt efficiënter dankzij Salesforce en CRMWaypoint

De Rabobank Foundation geeft kansarme en achtergestelde mensen al 40 jaar een perspectief op een beter en zelfstandig bestaan, in binnen- en buitenland. De Rabobank Foundation is één van de pijlers binnen het coöperatieve en duurzame beleid van de Rabobank Groep. Het fonds is in 1973 opgericht door de lokale Rabobanken als onafhankelijke stichting binnen de Rabobankorganisatie. De Foundation steunt jaarlijks zo’n 200 projecten in 25 landen. In het buitenland ligt de focus op coöperatieve organisaties voor microfinanciering en op boerenproducentenorganisaties. In Nederland steunt de stichting landelijke projecten die de positie van mensen in een achterstandspositie verbeteren. Wereldwijd hebben de afgelopen decennia al zo’n 3,5 miljoen mensen baat gehad bij de projecten van de Rabobank Foundation.

Situatie

In de afgelopen jaren is de Foundation groter geworden en is steeds meer complexe producten gaan inzetten. De medewerkers maakten hiervoor gebruik van een oude database. Deze database voldeed niet langer aan de behoeften en de wet- en regelgeving waar de Rabobank Foundation mee te maken heeft. “We hebben besloten dat er een nieuwe oplossing moest komen om deze data beter te beheren”, zegt Martin Alderlieste, voorheen manager bedrijfsmanagement ad interim bij Rabobank Foundation, nu Directeur Bedrijfsmanagement bij Rabobank Hoeksche Waard. “We zijn gaan kijken naar diverse oplossingen, maar die waren allemaal gericht op bancaire toepassingen. Het ombouwen van zo’n systeem zou complex zijn en derhalve veel tijd en geld kosten.”

Implementatie

De IT-afdeling van de Rabobank Foundation is op zoek gegaan naar een systeem dat medewerkers kon helpen efficiënter te werken en uiteindelijk kosten zou besparen. Tijdens het selectieproces hebben de IT-medewerkers een drietal pakketten bekeken. CRMWaypoint kwam hier het beste uit naar voren met Salesforce in de cloud. De reden voor deze keuze was de flexibiliteit van het systeem. Gebruikers kunnen in Salesforce zelf activiteiten aanpassen en bepaalde velden indelen. Nadat eind 2011 de beslissing werd genomen om Salesforce te implementeren, is het systeem in mei 2012 live gegaan. Het inrichten van het systeem kostte behoorlijk wat tijd, omdat de processen en bijbehorende besluitvorming inzichtelijk moesten worden gemaakt.

De Foundation bestaat uit drie fondsen en deze moesten allemaal ingericht worden binnen Salesforce. De inrichting van dit systeem werkte het eenvoudigst. “Vervolgens hebben we bekeken wat we vanuit onze oude database wilden invoeren in Salesforce”, vervolgt Alderlieste. “Er is besloten om alle data in te voeren in het systeem. Dit bleek echter zoveel informatie te zijn, dat we er uiteindelijk voor hebben gekozen om alle data vanaf 2012 en verder alleen actieve projecten in te voeren. Indien een oud project opnieuw actief wordt, wordt dit project wel toegevoegd aan het systeem. Alle data van 2013 worden in het systeem verwerkt. Dit alles heeft wel behoorlijk wat tijd gekost, omdat we alle bestanden meteen hebben opgeschoond.”

Voordelen

Martin Alderlieste: “Salesforce helpt ons met name om de voortgang van projecten en om relaties met participanten bij een bepaald project inzichtelijk te maken. We hebben onder meer te maken met hulpinstanties in het buitenland, Nederlandse partners en lokale Rabobanken die een project doen. Binnen Salesforce is het eenvoudig om informatie terug te vinden, maar ook de relaties tussen medewerkers en organisaties zijn heel inzichtelijk. Verder kunnen alle activiteiten gelogd worden en dat heeft als voordeel dat alle medewerkers actuele informatie eenvoudig terug kunnen vinden. Voorheen stond al deze data verspreid in mailbestanden van onze 30 medewerkers en op onze server, dus dan waren bepaalde bestanden soms moeilijk te achterhalen. Nu besparen we veel tijd met het zoeken naar informatie en dat levert uiteindelijk ook kostenbesparingen op.”

Medewerkers hebben nu meer inzicht in de actuele zaken en spreken collega’s aan op hun activiteiten. “Ze wijzen elkaar erop om het systeem up-to-date te houden, zodat collega’s daarmee verder kunnen”, zegt Alderlieste. “Mensen worden niet meer aangesproken over het systeem, maar over hoe ze het systeem gebruiken. Dat versnelt het proces van acceptatie enorm. Ook de besluitvorming loopt via Salesforce, dus als medewerkers gegevens niet in het systeem invoeren, dan wordt er ook geen besluit over een bepaald project genomen. Iedereen heeft er baat bij om consequent met het systeem te werken. Medewerkers hebben altijd en overal toegang tot de meest actuele informatie en dat is een groot verschil met de oude situatie. Veel van onze medewerkers reizen veel en kunnen nu overal ter wereld het systeem raadplegen.”

Toekomst

De Rabobank Foundation zou in de toekomst wellicht nog een koppeling met het financiële systeem willen. Dat is momenteel niet mogelijk. Het meest efficiënt zou zijn wanneer alle informatie die in Salesforce staat ook doorgevoerd wordt in de andere (financiële) systemen van de stichting. Dat heeft niets te maken met het Salesforce-systeem, maar met de complexiteit en restricties betreffende de ICT-infrastructuur van de Rabobank Foundation. “We hopen in de toekomst nog een nieuw fonds toe te kunnen voegen aan het systeem”, besluit Alderlieste.

Volg ons