watersportverbondweb2.jpg

CRM-systeem van salesforce.com biedt meer inzicht in vereniging- en ledeninformatie Watersportverbond

Het Watersportverbond vertegenwoordigt zo’n 450 watersportorganisaties en heeft circa 100.000 leden. Daarnaast is het Verbond er voor zo’n miljoen watersporters die buiten het verenigingsleven om van de Nederlandse waterwegen genieten. Het Watersportverbond zet zich dag en nacht in om veilig, duurzaam en succesvol watersporten mogelijk te maken.

Verouderd systeem

Het Watersportverbond had een systeem dat al ruim tien jaar dienst had gedaan en inmiddels behoorlijk verouderd was. Het was een ledenadministratiesysteem dat destijds speciaal voor het Verbond ontwikkeld was: een maatwerkoplossing. De ontwikkeling en ondersteuning van het systeem was gestopt. Ook waren de mogelijkheden om te vernieuwen binnen dit systeem beperkt.

Om de dienstverlening richting de watersporters en verenigingen te verbeteren, ging het Watersportverbond op zoek naar een systeem en implementatiepartner dat hen kan ondersteunen en meerwaarde kan bieden. Hiervoor hebben zij een zeer uitgebreide RFP (request for proposal) uitgeschreven – samen met een externe expert – waar diverse partijen op gereageerd hebben. Er is een selectie gemaakt van zes partijen en uiteindelijk is gekozen voor salesforce.com en CRMWaypoint, omdat salesforce.com een systeem biedt dat constant doorontwikkeld kan worden en CRMWaypoint de meeste expertise heeft op dit gebied. Tijdens het selectieproces is heel goed gekeken naar wat het systeem moest kunnen, maar ook de kosten moesten bewaakt worden. Salesforce.com biedt hiervoor een oplossing met de Salesforce Foundation, inclusief een ledenadministratie.

Salesforce Foundation

De Salesforce Foundation is opgezet om non-profitorganisaties te ondersteunen met experts, technologie en andere hulpmiddelen. Hier kunnen organisaties zich voor aanmelden en dan ontvangen zij korting op een Salesforce-systeem. Het Watersportverbond heeft zich hiervoor aangemeld en uiteindelijk kwamen zij in aanmerking voor de korting. “In eerste instantie werden we door salesforce.com vergeleken met Amerikaanse sportbonden zoals de NBA”, vertelt Maurice Leeser, directeur van het Watersportverbond. “Deze bonden hebben enorme budgetten, maar wij zijn een non-profitorganisatie en de contributie die we ontvangen van de leden gaat rechtstreeks naar de organisatie. Voor ons is het dus fantastisch dat deze Foundation bestaat, zodat we de sport in Nederland verder op weg kunnen helpen.”

maurice-leeser-binnen2.jpg

Maurice Leeser

Selectie Partner

Salesforce sprong er met name uit bij de selectie vanwege de breedte van het systeem en de vele gebruikersaspecten. “Wij zijn geen doorsnee sportbond”, vervolgt Leeser. “Het Watersportverbond heeft ongeveer 100.000 leden waarvan zo’n 6.000 wedstrijdsporters en de rest is recreant. De watersporter die niet verbonden is aan een vereniging willen we ook aan ons binden. We hadden dus een systeem nodig dat ook die mogelijkheid biedt.” Salesforce biedt veel mogelijkheden voor het Watersportverbond. Het systeem is geïmplementeerd en de bond kan verder uitbreiden naar de behoefte van de gebruiker. “We hebben eigenlijk een platform neergezet waarmee we constant uit kunnen breiden, zonder dat we iets nieuws moeten ontwikkelen.”

Binnen tijd en budget

In het laatste kwartaal van 2013 is van start gegaan met de implementatie van het CRM-systeem. CRMWaypoint heeft een portal gebouwd waar verenigingen online in kunnen loggen en een overzicht hebben van hun leden. Zij kunnen  mutaties doorvoeren en deze zijn direct gekoppeld met het ledenadministratie-systeem van het Watersportverbond. Alle wijzigingen worden real-time weergegeven in het CRM-systeem, waardoor actuelere informatie beschikbaar is en efficiënter gewerkt kan worden.

Begin januari – na drie maanden – is een volledig primair systeem live gegaan. De samenwerking tussen CRMWaypoint en de medewerkers van het Watersportverbond verliep uitermate goed. Leeser: “De kennis van de consultants van CRMWaypoint en het meedenken in de mogelijkheden heeft ervoor gezorgd dat we de implementatie binnen tijd en budget af hebben kunnen ronden. We willen nog wel een aantal uitbreidingen doen aan het platform en wat specifieke nuances aanbrengen. Dit komt mede doordat we nieuwe werkprocessen niet van tevoren, maar tijdens de implementatie hebben bedacht. Dat vereist wat bijstellen, maar al met al hebben we nu een systeem dat doet wat we willen en nodig hebben.”

“We hebben ongelooflijk goed samengewerkt”, vertelt Bart Greve, CCO van CRMWaypoint. “Mede door de flexibiliteit aan beide kanten, kon dit systeem ontzettend snel worden neergezet.” Leeser zegt: “De consultants van CRMWaypoint waren hier dagelijks op de werkvloer en we zagen hen na verloop van tijd ook als één van ons.”

Data verzamelen

Voorheen werkte het Watersportverbond met diverse Excel sheets en was data verspreid binnen de organisatie aanwezig. Met behulp van het CRM-systeem van salesforce.com hebben ze nu alle data op één plaats, waardoor eenvoudig informatie kan worden verzameld. Door kennismanagement kunnen leden en verenigingen veel beter bediend worden. Verenigingen krijgen de mogelijkheid om binnen het systeem hun ledenadministratie bij te houden. “We merken dat veel verenigingen nu nog met twee systemen werken, maar we willen op termijn dat ze allemaal alleen nog met Salesforce werken”, zegt Leeser. “We bieden hen een gratis systeem aan, waarin ze veel meer inzicht hebben in hun eigen leden. Als alle verenigingen gebruik gaan maken van het systeem, dan krijgen wij een helder beeld van onze achterban en kunnen we hen beter ondersteunen.”

Maurice Leeser: “Wij zien leden 
steeds meer als klanten”

Het is belangrijk voor het Watersportverbond om verenigen te ontzorgen, door bijvoorbeeld het ledensysteem eenvoudig te kunnen beheren.
Daarnaast willen ze hun dienstverlening verbeteren richting de verenigingen, maar ook naar de watersporters, zodat zij hun eigen gegevens kunnen beheren. “Voor ons is het belangrijk dat verenigingen tevreden zijn met hetgeen wij ze bieden”, vertelt Leeser. “Wij moeten meerwaarde bieden en de partijen die aan ons verbonden zijn aan ons proberen te blijven binden.”

Toekomst

Het is belangrijk voor het Watersportverbond om verenigen te ontzorgen, door bijvoorbeeld het ledensysteem eenvoudig te kunnen beheren.
Daarnaast willen ze hun dienstverlening verbeteren richting de verenigingen, maar ook naar de watersporters, zodat zij hun eigen gegevens kunnen beheren. “Voor ons is het belangrijk dat verenigingen tevreden zijn met hetgeen wij ze bieden”, vertelt Leeser. “Wij moeten meerwaarde bieden en de partijen die aan ons verbonden zijn aan ons proberen te blijven binden.”

Uiteindelijk zal het Watersportverbond de komende tien jaar samenwerken met CRMWaypoint en kunnen ze de Salesforce-consultants inschakelen voor advies en ondersteuning.

Volg ons